La cobertura de los costes de mantenimiento de los vehículos es uno de los principales argumentos del renting para las empresas. A cambio de una cuota periódica, la compañía puede trasladar al proveedor buena parte de la gestión asociada a conservar sus vehículos en condiciones adecuadas de funcionamiento, evitando tener que presupuestar por separado cada revisión o reparación. Pero, cuidado, por que no siempre es así.
Que el mantenimiento esté incluido en la cuota de renting no significa que cualquier intervención relacionada con el vehículo esté automáticamente cubierta. Revisiones, averías, piezas de desgaste, neumáticos, ITV, accidentes o accesorios pueden tener tratamientos diferentes según el contrato.
Para un gestor de flotas, conocer dónde termina la cobertura resulta tan importante como saber qué servicios están incluidos, pero también debe conocer que existe una letra pequeña que conviene no perder de vista: Y es que no hay un mantenimiento estándar que cubra exactamente lo mismo en todos los contratos de renting que se suscriben.
Por tanto, el alcance de la cobertura siempre va a depender de las condiciones pactadas, del kilometraje contratado, del tipo de vehículo, de su utilización y de los servicios adicionales incluidos en la cuota. Por ello, para el responsable de una flota, la pregunta correcta que debe hacerse no es tanto si “¿el renting que contrato incluye mantenimiento?”, sino “¿qué mantenimiento incluye exactamente mi contrato?”.
Mantenimiento preventivo: todo lo que evita que la avería llegue
El primer gran bloque a considerar es el de las operaciones de mantenimiento preventivo. Entendiendo como tales las operaciones programadas por el fabricante para conservar el vehículo en las condiciones de uso adecuadas. El principal objetivo de estas es anticiparse en lo posible al desgaste de componentes y a las posibles averías que puedan sobrevenir.
Por lo general, los contratos suelen incluir las revisiones periódicas, los cambios de aceite y filtros en los vehículos que los requieren, la comprobación de niveles, la sustitución de determinados fluidos y las diferentes operaciones de inspección y diagnóstico.
En los vehículos eléctricos, lógicamente, desaparecen algunas operaciones propias de los motores de combustión, pero aparecen otras relacionadas con sistemas específicos del vehículo, su gestión térmica, electrónica de potencia, batería o sistemas de carga.
En el caso de las flotas, la clave del mantenimiento no está únicamente en conocer qué operaciones están incluidas y cuáles no. También es de gran importancia que aquellas que lo están y quedan cubiertas por el contrato de renting se hagan en el momento previsto. Y esto no significa que debamos olvidarnos de esas otras operaciones de mantenimiento que no quedan cubiertas por el contrato de renting, pues no cumplir con ellas en los plazos adecuados igualmente puede generarnos problemas.
Los vehículos de una flota acumulan kilómetros rápidamente, lo que significa que pueden alcanzar antes de lo previsto los intervalos de mantenimiento a realizar. Por eso el gestor siempre debe controlar simultáneamente tiempo y kilometraje y no limitarse a esperar a que el conductor comunique que ha aparecido un aviso en el cuadro de instrumentos.
Retrasar una revisión puede tener importantes consecuencias económicas y operativas y, en determinados contratos, las averías derivadas de un mantenimiento incorrecto o de no respetar los intervalos establecidos pueden provocar que el vehículo quede fuera de la cobertura.
¿Y si el coche se avería?
Es precisamente aquí donde entra en juego el denominado mantenimiento correctivo.
Una avería mecánica, eléctrica o electrónica producida durante el uso normal del vehículo puede estar cubierta por el servicio de mantenimiento y reparación contratado. En ese caso, el proveedor coordina el diagnóstico, el taller y, cuando corresponda, la sustitución de piezas y la mano de obra.
Pero los gestores deben siempre contemplar que hay una condición especialmente importante que los contratos establecen para las empresas arrendatarias (las que pagan por el uso del vehículo), y esta es que la reparación debe siempre tramitarse siguiendo el procedimiento establecido por la compañía de renting en el contrato.
Por ello, no es recomendable llevar por cuenta propia el vehículo afectado a cualquier taller, autorizar una reparación o sustituir una pieza sin haber consultado previamente al proveedor y obtener su aprobación a la operación. La compañía arrendadora (la propietaria del vehículo que cede su uso) necesita comprobar que la intervención a realizar está cubierta por el contrato y autorizar tanto el trabajo como el lugar donde se realizará.
Por todo ello, para un gestor de flota es de gran importancia establecer un protocolo interno que todos sus conductores deben conocer y cumplir en todo momento. El conductor debe saber qué hacer ante una avería, a qué número llamar, qué información facilitar y cuándo puede o no llevar el vehículo al taller. De lo contrario, puede generar gastos no previstos a la flota
Piezas de desgaste: la importancia de la letra pequeña
Los elementos sometidos a desgaste por el uso habitual —como determinados componentes del sistema de frenado— pueden formar parte del mantenimiento contratado, pero las condiciones pueden establecer límites, criterios de sustitución o exclusiones. La diferencia fundamental está entre desgaste normal y daño provocado por un uso inadecuado, negligencia o una circunstancia externa.
El hecho de que una pieza se haya deteriorado durante la vida del vehículo no implica automáticamente que el coste sea imputable al proveedor si el deterioro está relacionado con una utilización que se sale de las condiciones previstas.
En este punto, el gestor de flotas debe prestar especial atención a los vehículos de uso intensivo, comerciales, industriales o que transportan cargas. El tipo de utilización puede tener una incidencia considerable sobre el desgaste y sobre las condiciones económicas pactadas.
Neumáticos: uno de los capítulos que más interesa revisar
Los neumáticos merecen siempre un apartado propio. En algunos contratos están incluidos dentro de la cuota; en otros, constituyen un servicio adicional o están sujetos a determinados límites. Incluso cuando están cubiertos, puede existir un número máximo de sustituciones, unas condiciones concretas o unas reglas diferentes para el desgaste y para los daños accidentales. Un pinchazo, un reventón o un neumático deteriorado después de un golpe no tienen necesariamente el mismo tratamiento que un neumático que ha llegado al final de su vida útil.
Por eso, antes de contratar una flota con un kilometraje elevado, resulta especialmente importante comprobar qué los neumáticos están incluidos, cuántos cambios se contemplan y qué ocurre cuando se supera ese límite.
Lo que no debe confundirse con mantenimiento
Uno de los errores más habituales es meter bajo el concepto de “mantenimiento” todos los gastos que genera un vehículo. Y no es así. El seguro, la asistencia en carretera, la ITV, el vehículo de sustitución, los neumáticos o determinados impuestos pueden formar parte de una oferta de renting, pero eso no significa que sean necesariamente parte del servicio de mantenimiento.
Un contrato puede incluir mantenimiento y reparación y, al mismo tiempo, tratar la asistencia, el seguro o la ITV como servicios independientes. También puede ofrecerlos como servicios adicionales dentro de la cuota. La diferencia no es meramente semántica. Para el responsable de compras o de flota determina qué está pagando y qué coste puede aparecer posteriormente.
ITV: incluida algunas veces, pero no por definición
La ITV es un buen ejemplo de servicio que no debe darse por incluido automáticamente. Una empresa puede contratar un renting que incluya la gestión de la inspección técnica, pero también puede encontrarse con contratos en los que este servicio no esté contemplado.
Por eso conviene comprobar no solo si la ITV está incluida, sino también quién gestiona la cita, quién lleva el vehículo a la estación, qué ocurre si la inspección es desfavorable y quién asume los trabajos necesarios para superar una segunda inspección.
Un accidente no es una avería
Esta distinción es especialmente importante. Si el vehículo presenta una avería mecánica durante su utilización normal, la intervención puede entrar dentro del mantenimiento y reparación contratado.
Si el coche sufre un accidente, el escenario cambia. Los daños derivados de una colisión, un golpe o un siniestro se tramitan normalmente a través del seguro correspondiente y no como una reparación de mantenimiento. Dependiendo de las condiciones de la póliza y del contrato, puede existir una franquicia o un coste a cargo del cliente.
Lo mismo ocurre con determinados daños producidos por un uso inadecuado. Daños derivados de negligencia, sobrecarga, modificaciones no autorizadas o incumplimiento de las instrucciones de mantenimiento pueden quedar excluidos.
Para una flota profesional, la frontera es sencilla de entender: el mantenimiento conserva el vehículo; el seguro responde ante determinados daños cubiertos por la póliza.
¿Y el combustible o la recarga?
Tampoco forman parte del mantenimiento. El combustible de un vehículo de combustión o la electricidad necesaria para cargar un eléctrico son costes de utilización. Pueden gestionarse mediante tarjetas, soluciones de movilidad o políticas internas de empresa, pero no deben confundirse con el mantenimiento del vehículo.
Lo mismo sucede con multas, sanciones o excesos de kilometraje. Son conceptos asociados al uso o a las condiciones económicas del contrato, no a la conservación mecánica del vehículo.
Los excesos de kilometraje tampoco son mantenimiento
El kilometraje contratado es una de las variables que más directamente afecta al coste de una operación de renting. Una empresa que contrata 30.000 kilómetros anuales y termina recorriendo sustancialmente más no está simplemente “usando más” el servicio de mantenimiento. Está superando, en su caso, una condición económica previamente pactada.
Los contratos pueden establecer un kilometraje anual, un kilometraje total, tolerancias y un precio por cada kilómetro adicional. Por eso, el gestor debe revisar periódicamente el kilometraje real de la flota. Detectar con suficiente antelación que una unidad está recorriendo mucho más de lo previsto permite tomar decisiones antes de que el contrato llegue a su finalización.
¿Qué pasa con los accesorios y las transformaciones?
En las flotas profesionales este es otro punto crítico. Un turismo puede incorporar equipamiento adicional; una furgoneta puede llevar estanterías, separadores de carga, rotulación, equipos específicos o una transformación destinada a una actividad concreta.
Estos elementos no deben darse por cubiertos simplemente porque estén instalados en el vehículo. Su mantenimiento y reparación dependerán de quién los haya instalado, de si están incluidos en el contrato y de si cuentan con la autorización correspondiente. Las modificaciones realizadas por cuenta propia pueden quedar excluidas y afectar incluso a determinadas coberturas.
En una flota profesional, esta cuestión debería resolverse antes de firmar el contrato, no cuando aparece la primera avería.
Averías e inmovilización… ¿quién gestiona la asistencia?
Otra confusión habitual consiste en considerar que mantenimiento y asistencia en carretera son lo mismo. No lo son. Si un vehículo queda inmovilizado, la asistencia se ocupa de la primera respuesta: por ejemplo, enviar ayuda, intentar solucionar la incidencia en el lugar o trasladar el vehículo a un taller. Después entra en juego el mantenimiento o la reparación, si la avería está cubierta por las condiciones contratadas.
Por su parte, el vehículo de sustitución constituye otro servicio diferente al del mantenimiento. Puede estar incluido en determinadas operaciones de renting, pero su categoría, disponibilidad y duración dependen de lo pactado.
Para un gestor de flota, esta distinción es importante porque una avería no solo tiene un coste de reparación: también puede generar un coste de inmovilización y pérdida de productividad.
El verdadero valor del mantenimiento está en la gestión
Desde el punto de vista de una empresa, quizá la principal ventaja del mantenimiento incluido no sea simplemente “no pagar el taller”. El verdadero valor está en trasladar parte de la complejidad de gestionar una flota al proveedor de renting. Citas, talleres, autorizaciones, revisiones, reparaciones, neumáticos y seguimiento de intervenciones pueden integrarse dentro de un servicio coordinado externamente a la flota.
Esto permite al gestor de flota dedicar menos tiempo a tareas administrativas y disponer de una mayor previsibilidad del coste. Pero esa simplificación solo funciona si la empresa conoce las reglas del servicio y los conductores las cumplen.
Protocolo de mantenimiento, obligatorio en cualquier flota
Los gestores deben establecer una política interna de funcionamiento lo más sencilla posible, si quieren contribuir a evitar buena parte de los problemas. Cuanto más simple, breve y directa, mejor para obtener los rendimientos establecidos.
Dentro de esa política y protocolos de actuación, los conductores de la flota siempre deberían saber y conocer:
- Cuándo deben realizar las revisiones.
- Qué avisos del vehículo requieren detenerse y cuáles permiten continuar hasta el taller. Cómo deben actuar ante una luz de advertencia o un mensaje de mantenimiento.
- Qué hacer si el vehículo queda inmovilizado.
- Qué procedimiento seguir ante un accidente. A qué número deben llamar para reportar la avería o incidente.
- Quién debe autorizar una reparación. Qué taller pueden y deben utilizar.
- Qué información deben facilitar: matrícula, kilometraje, ubicación y descripción de la incidencia.
- Qué hacer si los neumáticos precisan de intervención.
Además, los gestores también deben disponer de una visión agregada de cada una de las unidades que componen la flota: su kilometraje, consumos, calendario de mantenimiento programado, revisiones efectuadas y próximas intervenciones a realizar, numero de vehículos inmovilizados y costes que quedan fuera de la cuota por no estar incluidos en el contrato del renting.
En este sentido, recordar que la contratación de plataformas telemáticas de gestión aporta un servicio de calidad a la flota cuyo coste es mínimo frente a los ahorros que pueden llegar a proporcionar.
Qué preguntar antes de contratar un renting
Por todo lo anterior, las empresas deben ser especialmente cuidadosas a la hora de comparar el precio de las diferentes ofertas que el mercado les ofrece para contratar sus operaciones de renting, pues nunca deberían analizarlas en función del valor final de la cuota mensual, sino del contenido real de las operaciones y servicios que se incluyen en el contrato.
Dos propuestas con una mensualidad similar pueden ofrecer coberturas muy diferentes, lo que implica que la rentabilidad para la flota puede cambiar por completo en el uso diario durante la duración del contrato. Por ello, los responsables de la flota deberían comprobar siempre previamente a la firma del contrato aspectos del mismo como:
- Qué revisiones preventivas están incluidas.
- Qué reparaciones mecánicas y eléctricas están cubiertas.
- Qué piezas de desgaste se incluyen.
- Si los neumáticos están incluidos y bajo qué condiciones. Qué ocurre con pinchazos, reventones y daños en neumáticos y el número máximo de sustituciones incluidas en el contrato.
- Si la ITV está incluida y quién gestiona los procesos asociados a la misma.
- Qué cobertura existe ante una avería que inmoviliza el vehículo (grúa, recepción y entrega del vehículo al taller, reparaciones, componentes, mano de obra…)
- Si se incluye asistencia en carretera y bajo qué condiciones (disponibilidad, horarios, desplazamiento del conductor,…).
- Cuándo se proporciona un vehículo de sustitución y durante cuánto tiempo.
- Qué reparaciones necesitan autorización previa del operador del renting.
- Qué red de talleres deben utilizarse.
- Qué daños quedan expresamente excluidos del ámbito del contrato.
- Cómo se tratan los accesorios y transformaciones incluidos en el contrato del vehículo. Sus usos, coberturas y reparaciones.
- Qué kilometraje se ha contratado y en cuanto se valora cada km de exceso como de defecto.
- Qué ocurre si el vehículo se utiliza de una forma especialmente intensiva.
La cuota no lo incluye todo
El mantenimiento incluido es uno de los grandes atractivos del renting empresarial porque permite convertir buena parte de los costes variables asociados a la conservación del vehículo en un servicio planificado. Pero el gestor siempre debe contemplar que “mantenimiento incluido” no equivale a “todo incluido”.
Una revisión programada, una avería mecánica, un neumático desgastado, un accidente, una multa, un exceso de kilometraje y una ITV pertenecen a categorías diferentes y pueden tener tratamientos contractuales distintos.
Para el usuario particular esta diferencia puede evitar una factura inesperada. Para un gestor de flotas, puede significar algo más importante: la diferencia entre tener una flota previsible y terminar pagando por servicios que se daban por incluidos.
Por eso, antes de comparar cuotas, conviene comparar sus contenidos y coberturas. Y antes de enviar un vehículo al taller, comprobar quién debe autorizar la intervención.
En el renting, el mantenimiento puede simplificar mucho la gestión de una flota. Pero la verdadera eficiencia empieza cuando la empresa sabe exactamente qué está incluido, qué está excluido y cuál es el procedimiento para utilizar cada servicio.